OCI koppeling met de webshop: efficiënt bestellen via ERP-integratie

Organisaties willen hun inkoopproces steeds verder digitaliseren. Minder handmatig werk, actuele productinformatie en foutloze bestellingen zijn daarbij belangrijk. Een OCI koppeling met de webshop of PunchOut koppeling helpt om dit mogelijk te maken.

Met deze koppelingen verbind je de webshop van een leverancier rechtstreeks aan het inkoopsysteem van de afnemer. Denk aan systemen zoals SAP, AFAS, Exact, Oracle, Proactis, Ariba, Basware, GHX, TBlox of Proquro.

Wat is een OCI koppeling met de webshop?

Een OCI koppeling (Open Catalog Interface) zorgt ervoor dat een afnemer vanuit zijn eigen inkoopsysteem direct toegang krijgt tot de webshop van de leverancier. Bestellingen hoeven daardoor niet dubbel ingevoerd te worden.

• Altijd actuele prijzen en voorraadgegevens.
• Eén gestroomlijnd bestelproces voor alle leveranciers.
• Minder kans op fouten door automatische uitwisseling van data.

Hoe werkt een OCI koppeling met een inkoopsysteem?

1. De afnemer logt automatisch in op de webshop vanuit zijn inkoopportaal.
2. In de webshop stelt hij een bestelling samen.
3. In plaats van “afrekenen” wordt de order via het OCI-protocol teruggestuurd naar het inkoopsysteem.
4. De bestelling doorloopt de interne autorisatieflow (bijvoorbeeld goedkeuring door een hoofdinkoper).
5. Na goedkeuring ontvangt de leverancier de order automatisch in zijn eigen systeem.

PunchOut koppeling en PunchOut catalogus

Een variant hierop is de PunchOut koppeling, vaak gebruikt met een PunchOut catalogus. Hierbij wordt de catalogus van de leverancier direct beschikbaar gemaakt in het inkoopsysteem van de afnemer.

Het voordeel hiervan is dat medewerkers in een vertrouwde omgeving blijven werken, terwijl ze toch toegang hebben tot actuele productinformatie en prijzen van de leverancier.

Voordelen voor afnemers

• Geen dubbele invoer – orders en gegevens worden automatisch overgenomen.
• Altijd actuele assortiment- en prijsinformatie – rechtstreeks uit de webshop.
• Toegang tot een persoonlijke mijn-omgeving – direct de eigen klantinstellingen en condities.
• Favorietenlijsten – veelbestelde artikelen snel opnieuw bestellen.
• Inkoopbeleid geborgd – bestellingen volgen automatisch de interne goedkeuringsprocedures.
• Efficiëntere communicatie – snellere orderverwerking en minder fouten.
• Elektronische factuurverwerking – e-facturen kunnen vanuit de inkoopomgeving worden ontvangen en verwerkt.

Voordelen voor leveranciers

• Orders komen direct en correct binnen in het eigen systeem.
• Minder fouten dankzij automatische verwerking.
• Tijd- en kostenbesparing door gestroomlijnde processen.
• Betere klantenbinding door gemak (mijn-omgeving, favorietenlijsten).
• Ondersteuning van e-invoicing – elektronische uitwisseling van bestellingen en facturen bespaart papier, tijd en verzendkosten.

Conclusie

Met een OCI koppeling met de webshop en een PunchOut koppeling worden bestellingen eenvoudiger, sneller en foutloos verwerkt. Zowel afnemers als leveranciers profiteren van actuele data, minder administratieve lasten en een betere gebruikerservaring dankzij mijn-omgeving, favorietenlijsten en e-facturen.

Het resultaat is een modern en efficiënt bestelproces dat klaar is voor de toekomst.

Veelgestelde vragen over de OCI koppeling

Wat is een OCI koppeling met de webshop?

Een OCI koppeling (Open Catalog Interface) maakt het mogelijk om direct vanuit een inkoopsysteem in de webshop van de leverancier te bestellen.

Wat is het verschil tussen een OCI koppeling en een PunchOut koppeling?

Een OCI koppeling stuurt orders terug naar het inkoopsysteem, terwijl een PunchOut koppeling de catalogus van de leverancier direct beschikbaar maakt in dat systeem.

Welke voordelen biedt een OCI koppeling voor inkopers?

Inkopers besparen tijd, hebben altijd actuele prijzen en assortiment, kunnen favorietenlijsten gebruiken, werken vanuit hun eigen mijn-omgeving en verwerken eenvoudig elektronische facturen.

Welke voordelen biedt een OCI koppeling voor leveranciers?

Leveranciers ontvangen bestellingen direct en foutloos in hun systeem, besparen tijd en kosten en versterken de klantrelatie door extra gemak.

Met welke systemen kan een OCI koppeling gebruikt worden?

Veelgebruikte systemen zijn onder andere SAP, AFAS, Exact, Oracle, Proactis, Basware, Ariba, GHX, TBlox en Proquro.