Klantcase VDL

Hoe VDL, samen met zijn leveranciers, overstapte naar online bestellen via een OCI-koppeling.

VDL Groep is een internationaal familiebedrijf en bestaat uit 106 bedrijven. VDL had de wens om het inkoopsysteem te koppelen met zijn leveranciers en meerdere van hen stapten de afgelopen jaren dan ook over op webshops met een Open Catalogue Interface (OCI-)koppeling. Solvisoft maakte dat mogelijk door deze leveranciers te helpen OCI via hun webshop te faciliteren. Bestellen is nu slechts een kwestie van één druk op de knop in het inkoopsysteem. 

Uitdaging
“VDL werkt met meer dan honderd voorkeursleveranciers voor niet-productgerelateerde artikelen", vertelt Remco Smits, inkoper en projectleider bij VDL. “Denk aan verpakkingsmateriaal, kantoorartikelen, gereedschap en koffie. Het afsluiten van de contracten met onze leveranciers wordt gecoördineerd door de inkoopafdeling van VDL Nederland. Maar de afzonderlijke VDL-bedrijven kopen autonoom in. Dat ging telefonisch, per email of fax. Elke keer moest zo’n inkoper dan het contract erbij pakken en opzoeken wat de leveringsvoorwaarden zijn. Nogal omslachtig en tijdrovend dus.”    

“Sinds 2008 werken we daarom met het inkoopsysteem van ProQuro, wat men intern de VDL-webwinkel noemt", zegt Smits. “Daarmee verlopen de inkopen van de afzonderlijke bedrijven automatisch volgens centraal afgesproken voorwaarden. Je hoeft dus niet meer voor elke zucht het contract erbij te pakken. Dat was al een hele verbetering.”  

“Maar het assortiment van de leveranciers moest nog altijd één keer per kwartaal via een Excel-lijst worden ingevoerd”, gaat Smits verder. “Sommige leveranciers hebben 40 à 50 duizend artikelen, dus dat betekende voor ons een hoop werk. Bovendien beschikten we niet altijd over up-to-date product- en prijsinformatie. Dat terwijl voor sommige producten, zoals koffie, lasdraad of lampen, de prijs per dag kan verschillen. Dat moest dus slimmer kunnen.” Oplossing “Een van onze leveranciers werkte al met een webshop met OCI-koppeling, geïmplementeerd door Solvisoft", zegt Smits. “Dat werkte als een droom. Zo wilden we graag met alle leveranciers werken en in 2012 hebben we hen vriendelijk verzocht om over te stappen naar een webshop met OCI-koppeling.”  

Met een OCI-koppeling (Open Catalogue Interface) is de webshop van een leverancier verbonden met het inkoopsysteem van VDL. Via het inkoopsysteem logt VDL automatisch in op de webshop en krijgt direct het juiste assortiment te zien met actuele prijzen en voorraden. Wanneer VDL een bestelling plaatst, wordt deze automatisch verwerkt in het eigen inkoopsysteem. Daar keurt VDL de bestelling goed en de definitieve order wordt ontvangen door de webshop van de leverancier.  

“Ons advies aan onze leveranciers was: kies voor Solvisoft", vertelt Smits. “Daar hadden we immers goede ervaringen mee en voor ons was het belangrijk dat we gewoon zeker wisten dat het goed gebeurde. De meeste leveranciers hebben ons advies opgevolgd. Sommigen kozen in eerste instantie voor een andere IT-partij, maar zijn daar later op teruggekomen, omdat het niet het gewenste resultaat opleverde. Zij hebben later alsnog voor Solvisoft gekozen.”  

“Dat is voor ons ook het prettigst werken", concludeert Smits. “Solvisoft kent ons systeem en weet precies waar de koppeling aan moet voldoen. Dat voorkomt vaak aanloopproblemen. Het hele traject verloopt dan gewoon sneller en zonder kinderziektes. Hun kennis van zaken is echt een grote meerwaarde.”  

“Een van onze leveranciers had al een OCI-koppeling. Dat werkte als een droom.”


Resultaat
“Solvisoft werkt in dit geval niet voor ons, maar voor onze leveranciers", geeft Smits aan. “Wij geven alleen een referentie door, we gaan er niet tussen zitten. Maar we hebben wel regelmatig contact met Solvisoft en ze ondersteunen ons goed. Wanneer leveranciers technische vragen hebben, kan ik altijd bij Solvisoft terecht. Wat ik daarbij ook heel prettig vind: de specialisten van Solvisoft zijn niet alleen technisch heel deskundig, maar ook zeer professioneel in de communicatie. Onze leveranciers zijn hún klanten en daar gaan ze heel correct mee om. Ze bespreken bijvoorbeeld niet met mij wat ze daar tegenkomen. Dat stel ik op prijs.”  

“Intussen hebben ongeveer dertig leveranciers een koppeling via OCI met ons inkoopsysteem", vertelt Smits. “Het werkt vlekkeloos. VDL-inkopers gaan via een knop in ProQuro naar de webshop van de leverancier en bestellen daar het gewenste artikel. Voor sommige producten hebben we een multi-vendor beleid. De inkoper kan dan zelf kiezen voor de verkoper van zijn voorkeur. Maar elke bestelling gaat wel automatisch volgens de in het contract afgesproken prijs en andere voorwaarden.”  

“Vervolgens gaat de order terug naar ons eigen systeem voor de zogenaamde punch-out", gaat Smits verder. “Dan kan indien nodig een manager nog zijn goedkeuring geven. Via een XML-koppeling gaat de bestelling vervolgens direct het systeem van de leverancier in. Daar wordt automatisch de voorraad afgeboekt, de pick-lijst aangemaakt en de factuur opgesteld.”  

“De webshopkoppelingen hebben het werk van onze inkopers een stuk gemakkelijker en efficiënter gemaakt", besluit Smits. “Maar dat geldt ook voor bijvoorbeeld receptionisten die soms kantoorartikelen bestellen of de glazenwasser inschakelen. We hebben altijd in realtime de juiste product- en prijsinformatie ter beschikking en het bestelproces verloopt veel eenvoudiger en sneller. Ook voor de leveranciers is het uiteindelijk prettiger werken: ze hoeven geen Excel-lijsten meer op te stellen en te controleren. En wanneer bijvoorbeeld een korting verandert, hoeven ze slechts één veld aan te passen.”  

“Elke bestelling gaat automatisch volgens de centraal afgesproken voorwaarden.”


Toekomst
De prettige ervaringen hebben inmiddels geleid tot een eerste directe samenwerking tussen VDL en Solvisoft. VDLWeweler Parts heeft een nieuwe webshop laten bouwen door Solvisoft voor ruim 87.000 artikelen, waarvan ruim 38.000 online staan met foto en productinformatie. Hiermee is de webshopomzet van VDL Weweler Parts verviervoudigd vergeleken met het jaar daarvoor. Bovendien is het aantal klanten dat online bestellingen plaatst bijna verdubbeld. Wie weet welke andere mooie samenwerkingen met VDL hieruit voortkomen!


Neem vrijblijvend contact met ons op