TIO Electric

TIO Electric is een inkoop- en handelsonderneming in producten met voornamelijk een elektronische achtergrond. De organisatie bestaat al sinds 1934 en is binnen dezelfde groep houden ze zich ook bezig met het ontwerpen en produceren van geluiddempende toepassingen, bijvoorbeeld voor jachten, zeeschepen en generatoren. TIO Electric heeft in hun productgamma verschillende agentschappen van toonaangevende elektronische producten. TIO Electric is actief in zowel binnen- als buitenland.

Je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden.

Uitdaging

De grootste uitdaging die binnen TIO Electric speelde was voornamelijk de zichtbaarheid, zo legt Lennart Klaassen, Sales verantwoordelijke bij TIO Electric uit. ‘’Anno 2022 of 2023 kun je als onderneming gewoon niet meer zonder website. We waren voorheen niet genoeg zichtbaar op internet en daardoor kwamen potentiële klanten er laat, of soms te laat, achter dat wij ook de producten aan kunnen bieden waar zij gericht naar op zoek waren. We waren wel zichtbaar op de websites van onze leveranciers en fabrikanten die we vertegenwoordigen, maar zij hebben dan vaak alleen een e-mailadres van ons. Wanneer potentiële klanten de stap tot contact zoeken niet zetten, zullen ze nooit weten welke services en producten wij aanbieden.’’

Daarnaast was het thema efficiency binnen de organisatie een wens tot verbetering. ‘’Al het klantcontact ging voornamelijk via e-mail en telefoon. Binnen het gehele proces, van offerte tot uiteindelijk de factuur en alle stappen die daartussen zitten, kwamen verschillende handmatige acties van aan te pas. We liepen er tegenaan dat we al ook deze handelingen moesten uitvoeren voor een product dat een relatief lage verkoopwaarde heeft. Ieder product dat we aanbieden legde dezelfde routing af binnen ons ERP-systeem. Ons grootste doel is om alle activiteiten zo goed mogelijk in te regelen dat collega’s de tijd hebben voor andere zaken’’, zegt Klaassen.

We zien dat klanten producten bestellen die ze nog nooit eerder aangeschaft hebben.

Oplossing

Om de zichtbaarheid te vergroten en een efficiencyslag te kunnen realiseren, heeft TIO Electric gekozen voor de oplossing van Solvisoft. ‘’Het inzetten van een online klantportaal was voor ons de stap richting de toekomst. Hierbij hebben we de keuze gemaakt voor het platform van E-OPS met een geïntegreerde koppeling met het ERP-systeem Isah. Toen we kennis maakten met Solvisoft bleek dat zij een partnership hebben met Isah, waarmee wij ook samenwerken. Deze combinatie was voor ons dus heel erg geschikt omdat we op deze manier alle informatie vanuit Isah, zoals voorraad-, prijs-, en productinformatie direct in het klantportaal zichtbaar hebben. Daardoor hoeven we geen dubbele handelingen te doen’’, licht Klaassen de keuze toe.

‘’Om al onze wensen te kunnen invullen hebben we binnen E-OPS gekozen voor een stukje contentverrijking, zoals het customizen van teksten. Dat is een onderdeel van het E-OPS E-Commerce platform waarbij je extra teksten kunt toevoegen. Daarnaast kun je ook tabellen toevoegen of tekstkleuren aanpassen. De module geeft meer opmaakmogelijkheden om het visueel beter te kunnen presenteren. Op deze manier beschikt de (potentiële) klant ook over de juiste informatie.’’

Ook de Configuratiemodule is ingezet binnen het klantportaal van TIO Electric. ‘’Wij bieden producten aan die een samenstel zijn. Doormiddel van een aantal vragen kunnen we de klant laten kiezen welke combinatie hij precies wil hebben. Vanuit het klantportaal wordt er dan een bericht naar ons gestuurd dat de klant een configuratie gemaakt heeft. Mocht de klant dan vragen hebben, kunnen we meteen schakelen op die configuratie. Het grootste voordeel hierbij is dat de klant de informatie heeft op het juiste moment en zo een bewuste keuze kan maken. We zien dan ook het aantal fouten afnemen die de klant vanuit onwetendheid kan maken.’’

Om het betaalproces efficiënter in ter richten heeft TIO Electric gekozen voor de module Online Payment. ‘’Ons klantportaal is gekoppeld met betaalprovider Mollie. Wanneer een klant geverifieerd is, kan hij inloggen, orders plaatsen, deze inzien en facturen downloaden. De volledige afhandeling van de online geplaatste order wordt verwerkt binnen Isah en ook de betaling wordt hiermee meteen gestroomlijnd. Dit scheelt ons handmatig facturen opstellen en in de gaten houden of de betaling binnengekomen is. Een absolute efficiencyslag’’, aldus Klaassen.

‘’De begeleiding vanuit Solvisoft heb ik als zeer goed ervaren. Zij bieden een uniforme basis aan die volledig te customizen is met de aanvullende modules. Zijn er dan nog wensen, dan kan dit eventueel opgelost worden door een stukje maatwerk. Solvisoft denkt hier echt in mee, ze bekijken hierbij echt het voordeel ten opzichte van de kosten.’’

Ook de flexibiliteit is volgens Klaassen een meerwaarde. ‘’Op het moment dat wij een vraag hebben, wordt er snel een follow-up gedaan. Is er sprake van een uitgebreidere cases, dan wordt hier ook gewoon de tijd voor ingeruimd. Dit is bijvoorbeeld ook het geval wanneer er op de achtergrond contact nodig is met Isah. Dit wordt rechtstreeks met hen opgelost, zonder dat ik me daar mee bezig hoef te houden’'.

Waar wij voorheen bereikbaar waren tussen 8.30 en 18.00 uur, zien we nu dat de klanten 24/7 bij de gegevens kunnen.

Resultaat

TIO Electric heeft ervoor gekozen om de uitrol van de webshop gefaseerd te doen. ‘’We hebben geen ruchtbaarheid gegeven aan de livegang van het klantportaal. Wel attenderen we onze bestaande klanten op de mogelijkheid om online alle gegevens te zien en bestellingen te plaatsen. We zien hierbij ook cross-selling ontstaan, omdat klanten producten bestellen die ze nog nooit eerder aangeschaft hebben. Ook zien we dat er vaak gekozen wordt voor een alternatief wanneer producten bijvoorbeeld een lange levertijd hebben’’.

Naast cross-, en up-selling ziet TIO Electric ook een stijging in het aantal nieuwe klanten. ‘’Door de livegang zagen we dat we online meer gevonden worden en dat we ook meer aanvragen kregen van nieuwe klanten. Doordat alle informatie nu in het klantportaal te vinden is, zijn we minder tijd kwijt aan het voorwerk en kunnen zo op een betere manier onze klanten bedienen. Zo hoeven we geen prijsstellingen, foto’s of tekeningen meer mee te sturen. Zolang alle informatie op het portaal up-to-date is, wordt er rust gecreëerd op de backoffice. Zo maken we onze handen vrij voor werk waar je echt even in moet duiken. Door de directe koppeling met ons ERP-systeem hoeven wij 90% van onze informatie maar in één systeem te verwerken, waarna deze informatie ook direct zichtbaar is op onze website’’.

Ondanks dat niet alle klanten orders plaatsen via het klantportaal, ziet Klaassen hier ook een mooi voordeel ontstaan. ‘’Niet alle klanten bestellen via het portaal, bijvoorbeeld omdat zij werken met een geautomatiseerd systeem om in te kopen. Ondanks dat de orderintake niet online gaat, zien we wel dat ze op de website kijken. Daardoor kun je eigenlijk concluderen dat de informatie die op de website beschikbaar is ten grondslag ligt voor een order’’.

Toekomst

Klaassen is blij met het resultaat dat tot nu toe bereikt is, maar daar blijft het zeker niet bij. ‘’We kunnen nu al onze producten online laten zien, zijn online zichtbaar, nieuwe klanten weten ons te vinden en het klantportaal schept veel potentie voor de toekomst. Er is een grote mate van schaalbaarheid die we willen uitrollen binnen de hele organisatie. Hiervoor hebben we in Solvisoft en Isah zeker de juiste mensen gevonden.’’