SharePoint-integratie
Beheer documenten centraal in SharePoint en publiceer ze automatisch in uw webshop of portaal.
Altijd de meest actuele documenten dankzij de SharePoint-integratie
Documentatie speelt binnen veel organisaties een belangrijke rol in het ondersteunen van klanten, dealers, leden en medewerkers. Denk aan handleidingen, technische specificaties, certificaten, productinformatie, marketingmateriaal en servicedocumentatie.
Met de E-OPS SharePoint-integratie koppelt u Microsoft SharePoint rechtstreeks aan de E-OPS Webshop. Documenten die u in SharePoint beheert, zijn automatisch en real-time beschikbaar binnen uw E-OPS Webshop, klantenportaal of andere digitale omgeving.
Wijzigingen in SharePoint worden automatisch meegenomen binnen E-OPS. Zo voorkomt u dubbel beheer en beschikken gebruikers steeds over de juiste versie van een document.
Wat is Microsoft SharePoint?
Microsoft SharePoint is een platform voor documentbeheer, samenwerking en het delen van informatie binnen organisaties. Medewerkers kunnen er documenten, bestanden en andere informatie opslaan, organiseren en beschikbaar stellen.
SharePoint is onderdeel van de Microsoft 365-omgeving en is bij veel organisaties ook bekend vanuit Office 365. Het werkt nauw samen met andere bekende Microsoft-oplossingen zoals Word, Excel, Outlook en Teams.
Veel organisaties gebruiken SharePoint al voor bijvoorbeeld handleidingen, technische documentatie, certificaten, productinformatie, marketingmateriaal, service-informatie en andere bedrijfsdocumenten.
Met de E-OPS SharePoint-integratie kunt u deze bestaande documentomgeving ook gebruiken voor uw B2B webshop en verschillende portalen. SharePoint blijft de plek waar uw medewerkers de documenten onderhouden, terwijl E-OPS ervoor zorgt dat gebruikers toegang krijgen tot de informatie die voor hen relevant is.
Documenten uit SharePoint beschikbaar binnen E-OPS
E-OPS zorgt ervoor dat de relevante documenten binnen de gewenste webshop, het Klantenportaal, Dealerportaal, Spare Parts Portaal of Ledenportaal beschikbaar zijn.
Zo blijft het documentbeheer overzichtelijk en sluit de beschikbare informatie aan op de behoeften van uw gebruikers.
De integratie maakt het mogelijk om verschillende soorten documentatie en bestanden vanuit Microsoft SharePoint binnen E-OPS beschikbaar te stellen.
Denk hierbij aan:
.svg){kind=small}
Handleidingen
Technische documentatie
Datasheets
Certificaten
Prijslijsten
Service-informatie
Marketingmateriaal
Productafbeeldingen
Machine-installatie- of besturingssoftware
Productinformatie
Instructies of procedures
Algemene bedrijfsdocumentatie
Eén centrale bron voor uw documentatie
Binnen Microsoft SharePoint richt u zelf de gewenste sites, mappenstructuren en documenten in.
E-OPS leest deze structuur uit en maakt de relevante informatie beschikbaar binnen de digitale omgeving van uw organisatie. De documentatie hoeft daardoor niet afzonderlijk in de webshop of het portaal te worden onderhouden.
Wordt een bestand toegevoegd, aangepast of verwijderd? Dan gebruikt E-OPS de actuele informatie vanuit SharePoint.
Hierdoor werkt uw organisatie vanuit één duidelijke documentstructuur en verkleint u de kans dat verouderde versies beschikbaar blijven.
Volledige controle over documenttoegang
Niet iedere gebruiker hoeft toegang te hebben tot dezelfde documenten.
Binnen E-OPS kan worden bepaald welke informatie voor een gebruiker, klant of gebruikersgroep beschikbaar is.
Hiermee kunt u bijvoorbeeld algemene documentatie beschikbaar stellen voor alle gebruikers, terwijl klant specifieke, technische of vertrouwelijke informatie alleen toegankelijk is voor gebruikers die daarvoor geautoriseerd zijn.
Zo combineert u documentbeheer vanuit SharePoint met de uitgebreide gebruikers- en rechtenstructuur van E-OPS.
Documentatie combineren met productinformatie
Documentatie staat binnen E-OPS niet op zichzelf.
De SharePoint-integratie kan worden gecombineerd met relevante informatie binnen het E-OPS platform. Hierdoor kunnen gebruikers tijdens het bekijken van een specifiek onderdeel ook beschikken over de bijbehorende documentatie.
Bij een product kunnen naast de technische specificaties bijvoorbeeld een actuele handleiding, datasheet of certificaat beschikbaar worden gesteld.
Denk ook aan een apparaat dat speciaal voor een klant is gebouwd. Aan dit object kunnen technische tekeningen, service-instructies, handleidingen, inleessoftware, installatie- of besturingssoftware en andere relevante bestanden worden gekoppeld. Alleen gebruikers met toegang tot het betreffende object krijgen deze informatie te zien.
Hiermee worden productinformatie, objectinformatie, documentatie en B2B e-commerce samengebracht binnen één digitale omgeving.
Minder handmatig documentbeheer
Wanneer documentatie in verschillende systemen afzonderlijk moet worden bijgehouden, kost dit extra tijd en ontstaat het risico dat gebruikers met een verouderde versie werken.
Met de E-OPS SharePoint-integratie onderhoudt uw organisatie de documenten in SharePoint. E-OPS gebruikt deze informatie vervolgens binnen de webshop en verschillende portalen.
Medewerkers hoeven dezelfde bestanden daardoor niet telkens opnieuw in andere digitale omgevingen te plaatsen of bij te werken.
Dat bespaart tijd en verkleint de kans op fouten en verouderde informatie.
Onderdeel van het E-OPS SaaS-platform
De SharePoint-integratie is een aanvullende module binnen het modulaire E-OPS B2B e-commerceplatform.
E-OPS is volledig SaaS en wordt continu doorontwikkeld en maandelijks voorzien van updates. Hierdoor profiteert uw organisatie van nieuwe mogelijkheden zonder dat hiervoor telkens een nieuwe versie van het platform hoeft te worden geïnstalleerd.
U kunt E-OPS bovendien uitbreiden met aanvullende modules en integraties wanneer uw processen of digitale dienstverlening daarom vragen.
Zo groeit uw webshop of portaal mee met de ontwikkeling van uw organisatie.
Voordelen van de SharePoint-integratie
Centraal documentbeheer
Beheer uw documenten vanuit Microsoft SharePoint en gebruik dezelfde informatie binnen E-OPS.
Altijd actuele informatie
Wijzigingen in SharePoint zijn real-time beschikbaar binnen E-OPS. Dit zorgt voor minder kans op fouten.
Geen dubbel beheer
Documenten hoeven niet afzonderlijk in SharePoint én E-OPS te worden onderhouden.
Aansluiting op Microsoft 365
Gebruik uw bestaande SharePoint-omgeving binnen Microsoft 365 als basis voor documentbeheer binnen E-OPS.
Gerichte documenttoegang
Bepaal welke gebruikers, klanten of gebruikersgroepen bepaalde informatie mogen bekijken.
Geschikt voor verschillende portalen
Gebruik de integratie binnen onder andere een webshop, Klantenportaal, Dealerportaal, Spare Parts Portaal of Ledenportaal.
Documentatie en e-commerce geïntegreerd
Combineer documenten met productinformatie, objectinformatie, klantinformatie en andere functionaliteiten binnen E-OPS.
Schaalbaar documentbeheer
Ook grotere hoeveelheden documenten en verschillende gebruikersgroepen kunnen vanuit één duidelijke structuur worden ontsloten.
Benieuwd wat de SharePoint-integratie voor uw organisatie kan betekenen?
Wilt u documentatie vanuit Microsoft SharePoint automatisch beschikbaar maken binnen uw webshop, Klantenportaal, Dealerportaal, Spare Parts Portaal of Ledenportaal?
Neem gerust contact met ons op. We laten u graag zien hoe de SharePoint-integratie binnen uw E-OPS omgeving kan worden toegepast.
Meer weten over onze SharePoint-integratie? Neem contact met ons op!
FAQ: veelgestelde vragen over de SharePoint-integratie
Wat is de E-OPS SharePoint-integratie?
Met de E-OPS SharePoint-integratie koppelt u Microsoft SharePoint rechtstreeks aan E-OPS. Documenten die in SharePoint worden beheerd, kunnen vervolgens beschikbaar worden gesteld binnen bijvoorbeeld de E-OPS Webshop, het Klantenportaal, Dealerportaal, Spare Parts Portaal of Ledenportaal.
Wat is Microsoft SharePoint?
Microsoft SharePoint is een platform voor documentbeheer, samenwerking en het delen van informatie binnen organisaties. Bedrijven gebruiken SharePoint onder andere voor het opslaan en beheren van handleidingen, technische documenten, certificaten, productinformatie en andere bedrijfsdocumentatie.
Moeten technische tekeningen handmatig opnieuw worden opgebouwd?
Nee. Bestaande technische documentatie in PDF-formaat kan als uitgangspunt worden gebruikt.
Hierdoor hoeft een bestaande tekening of onderdelenboek niet opnieuw voor de webshop te worden opgebouwd.
Is Microsoft SharePoint onderdeel van Microsoft 365 of Office 365?
Ja. SharePoint is onderdeel van de Microsoft 365-omgeving en is bij veel organisaties ook bekend vanuit Office 365. Het werkt nauw samen met andere Microsoft-oplossingen zoals Word, Excel, Outlook en Teams.
Hoe werkt de koppeling tussen SharePoint en E-OPS?
E-OPS leest de gewenste structuur en documenten vanuit Microsoft SharePoint uit. Wanneer informatie in SharePoint wordt aangepast, gebruikt E-OPS de actuele versie binnen de gekoppelde omgeving. Hierdoor hoeft documentatie niet afzonderlijk te worden geïmporteerd of bijgewerkt.
Moeten documenten ook afzonderlijk binnen E-OPS worden beheerd?
Nee. De documentatie wordt vanuit de SharePoint-omgeving gebruikt. Hierdoor hoeft dezelfde documentatie niet afzonderlijk binnen E-OPS te worden onderhouden.
Kan ik bepalen welke gebruikers documenten mogen bekijken?
Ja. Binnen E-OPS kan worden bepaald welke documenten beschikbaar zijn voor specifieke gebruikers, klanten of gebruikersgroepen. Zo kunt u algemene informatie breed beschikbaar stellen en klant specifieke, technische of vertrouwelijke documentatie alleen tonen aan geautoriseerde gebruikers.
Welke documenten kunnen via SharePoint beschikbaar worden gesteld?
De SharePoint-integratie kan worden gebruikt voor uiteenlopende soorten documenten en bestanden, zoals handleidingen, technische documentatie, datasheets, certificaten, machine-installatie- of besturingssoftware, productinformatie, prijslijsten, service-informatie, marketingmateriaal, productafbeeldingen, instructies, procedures en andere bedrijfsdocumentatie.
Kan de SharePoint-integratie worden gebruikt binnen een webshop of portaal?
Ja. De integratie kan worden toegepast binnen verschillende E-OPS omgevingen, waaronder de E-OPS Webshop, het Klantenportaal, Dealerportaal, Spare Parts Portaal en Ledenportaal. Gebruikers krijgen vanuit hun eigen omgeving toegang tot de documenten die voor hen relevant zijn.
Kan SharePoint-documentatie worden gekoppeld aan producten en klantspecifieke objecten?
Ja. Documentatie uit SharePoint kan binnen E-OPS worden gekoppeld aan producten en klantspecifieke objecten.
Bij een product kan een gebruiker bijvoorbeeld beschikken over een handleiding, technische datasheet, productspecificatie of het bijbehorende certificaat.
Ook bij een apparaat of object dat speciaal voor een klant is gebouwd, kunnen relevante documenten en bestanden worden aangeboden. Denk aan technische tekeningen, service-instructies, handleidingen, inleessoftware, installatie- of besturingssoftware en andere klantspecifieke documentatie.
Deze informatie kan worden getoond aan gebruikers die toegang hebben tot het betreffende object.
Wat zijn de voordelen van SharePoint koppelen aan E-OPS?
U beheert uw documenten vanuit SharePoint en gebruikt deze informatie vervolgens binnen E-OPS. Dit vermindert handmatige werkzaamheden, verkleint de kans op verouderde documenten en maakt relevante informatie eenvoudig toegankelijk voor klanten en andere gebruikers.
Is de SharePoint-integratie onderdeel van het E-OPS SaaS-platform?
Ja. De SharePoint-integratie is een aanvullende module binnen het modulaire E-OPS B2B e-commerceplatform. E-OPS is volledig SaaS, wordt continu doorontwikkeld en maandelijks voorzien van updates. Hierdoor kunt u uw digitale omgeving later verder uitbreiden met aanvullende modules en integraties.