De Exact Interface zorgt ervoor dat alle data op de juiste manier van Exact omgezet worden naar de structuur van het datawarehouse.
Om te kunnen beoordelen hoe de analyses werken en aansluitingen te kunnen maken met de financiële administratie van Exact is het ook belangrijk te weten welke data uit Exact worden gehaald en hoe deze selecties zijn. Onderstaande afbeelding geeft aan welke data van Exact naar het data warehouse worden gesynchroniseerd
In alle tabellen in het data warehouse zit een ‘source’ veld. In dit veld wordt een waarde gevuld waarmee duidelijk wordt
uit welke administratie de gegevens komen. Zo is het mogelijk om bijv. de artikelen van een aantal verschillende bedrijven of systemen op te slaan in één tabel. Wanneer
dit het geval is bij de inrichting van het systeem, dan is het mogelijk met de reporting tool het desbetreffende bedrijf te selecteren, voordat er een analyse gemaakt kan
worden.
Aan de linkerzijde staan de stambestanden.
Dit zijn de vaste gegevens die in Exact worden onderhouden en worden een op een
overgezet naar het data warehouse. Het data warehouse heeft de mogelijkheid om aan
alle stambestanden extra classificaties (groeperingen) toe te voegen.
Door het gebruik van classificaties is het mogelijk om op verschillende manieren statistieken te maken voor bijv. de
transacties die aan de rechter zijde staan.
Wanneer we bijv. aan debiteuren een classificatie klantgroep toewijzen, is het mogelijk de omzet bij elkaar te tellen
van meerdere debiteuren. Dit kan het geval zijn bij een groot concern met diverse factuuradressen. Of de artikelen in te delen in ABC naar gelang de omloopsnelheid
en dan hier weer een performance meting op te doen. Door het gebruik van classificaties
kan het systeem volledig op wens van de klant ingericht worden.
Voor het overhalen van de transactie wordt door de interface een aantal selecties gemaakt om zo efficiënt mogelijk gegevens
te synchroniseren. De volgende gegevens worden geselecteerd bij de hieronder vermelde
tabellen:
Inkoop-/Verkooporders
Hierbij wordt een selectie velden overgezet naar het data warehouse die nodig zijn voor de analyses. Er worden geen
records uitgefilterd.
De tabel voorraadmutaties wordt gevuld
met de financiële (GBKMUT) tabel uit Exact. Exact slaat alle financiële/logistieke
mutaties op in een tabel en noemt dit het ONE-X principe. De interface haald alleen
de voorraadmutaties uit deze tabel en verplaatst ze naar een separate voorraadmutatie-tabel. Deze tabel is ingericht om snel en efficiënt analyses te genereren.